大数据时代背景下高校档案管理模式的创新

日期:2019-10-16 15:25:01

 

1 引言
在大数据时代,互联网技术已被广泛应用到各个行业的发展中,使得人民群众的生活方式发生了很大的变化。在高校的发展中,档案管理为高校整体发展水平的提升提供了支持,能够提供网上资料查阅、档案接收、信息采集和共享等服务[1]。高校档案管理数据信息量比较庞大,传统的数据管理模式已无法满足高校数据管理工作的实际要求。基于此,文章分析研究了大数据时代高校档案管理模式的变革与创新。

2 大数据时代背景下高校档案管理模式的变革
2.1 档案管理观念的转变
传统的档案管理工作主要包括档案的收集、整理、保存和利用等部分。在开展档案管理工作之前,相关人员需要预判档案价值,根据相关的法律法规和档案的实际价值,明确档案保存的时间和方式,由此才能够开展档案的收集和整理工作。同时,在客户提出服务要求后,档案管理工作才能够进入档案信息利用和使用环节。在大数据时代,传统的档案管理模式已无法满足新时期的发展需求,云技术、计算机是现代化档案储存的媒介,档案管理理念发生了很大变化,越来越注重档案管理的服务功能和利用功能。

2.2 档案大数据的采集、处理
首先,整合原有的数据。高校档案管理部门应根据各个学员所属的部门进行网络数据建档,在根据数据来源进行归类后建立数据庫,随后将其上交给上级部门。其次,针对档案数据进行校对,删除超过保存年限的数据,并规范现有的数据管理模式,提高数据的准确性。最后,高校需要利用自身的优秀人才和科研成果,研发安全性高的软件,并将其用到档案管理工作中。

2.3 档案数据的归档、保存
相关人员需要利用计算机技术设置档案数据,并在档案入库时,统一进行时间标注,合理地设置保存期限,确保档案数据查询的便利性。同时,还要按照相关标准进行分类,为档案管理提供更为优质的服务。

2.4 档案数据的安全性
在大数据时代,档案管理数据的安全性面临着很大的挑战,由于档案储存模式的信息化和电子化,黑客的攻击和病毒软件的入侵会导致档案数据缺乏一定的安全性。除此之外,储存档案数据的电子设备的使用年限、技术条件也给档案数据的安全带来不利的影响。档案储存方式方法不当,也会影响档案数据的安全,储存档案信息的客户端也是网络攻击的主要对象,极易出现安全风险。

3 大数据时代背景下高校档案管理模式的创新
3.1 推进高校档案管理信息化建设
为了满足大数据时代的要求,高校需要加大人才、资金的投入力度,推进高校档案管理信息化建设,提高档案管理工作的效率。例如,档案管理部门可以增加资金投入,合理地安排资金支出,通过更新并升级计算机和电子设备,加强设备的管理和维护工作,提升档案管理的信息化水平。除此之外,高校需要在档案管理信息化建设中投入相应的资金,积极建设数据库,开发档案管理专业软件,完善查询目录、搜索引擎等功能,提升档案管理的整体水平。

3.2 建立现代化的档案安全保障系统
3.2.1 档案管理的网络安全
在大数据时代,高校档案的管理和传输实现了电子化和网络化,这就需要档案管理部门购买专业的网络安全软件,确保档案管理和传输安全,重视对安全软件进行维护和升级,提升档案管理的安全性。

3.2.2 档案服务客户端的网络安全
在高校档案管理过程中,高校需要升级档案服务的客户端。高校要注重其网络安全保障工作,并应用专业的网络安全软件、安排专业人员管理并维护档案服务客户端。

3.3 建设高素质的档案管理人才队伍
为了实现档案管理建设工作的有效实施,高校需要引进更多专业的技术人员,提高档案管理人才队伍的信息技术应用能力和处理能力。同时,相关部门需要定期针对档案管理人员开展培训活动,加大档案管理信息化标准培训,还要实施继续教育,提升档案管理人员的理论水平和技术水平,加大一才多用型人员的培养力度,提升档案管理工作的整体效率。

4 结语
综上所述,在大数据时代,高校的档案管理工作发生了很大的改变,为了满足新时期的发展需求,档案管理人员需要树立全新的管理理念,加大对计算机和信息技术的应用力度,建立完善的数据库。在实现档案管理的数字化的同时,还需要确保数据信息的安全性,提升档案管理的整体水平和服务质量。
 


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