当您准备出国学习时，无论是作为一两个学期的交换生，还是完成完整的学士或硕士学位，您都需要经过大量的“文书工作”过程。记录抄本是您必须处理并确保正确填写信息的重要文件之一。
记录的成绩单，也称为学业记录或有时称为学生记录，与学习协议计划密切相关，该计划是指定您在流动期间应该完成的课程、研究和培训/教学活动的官方文件。
学习协议必须由您所在的大学和主办机构签署和批准，任何更改都应得到所有三方（大学和您自己）的同意。

什么是记录抄本？
记录成绩单是您需要出示的文件，作为您未来的海外主办大学申请过程的一部分。如果您将参加交换计划，您还需要在学习期结束时提供另一份正式的记录成绩单，由您就读课程的大学完成。
记录成绩单 (ToR) 基本上包括所修课程单元、您通过的考试和获得的学分的列表。
在记录的成绩单中，您通常可以看到：
 课程单元代码（基本上是主办大学为特定学术课程提供的代码）
 您在主办大学参加的课程的名称
 课程的持续时间（如果是一学期或两个学期）
 当地成绩（您的考试分数，这对于获得 ECTS 学分非常重要）
 通过考试获得的ECTS学分
如果您所在的大学不使用ECTS 系统，记录的成绩单应包括对所用学分和评分系统的解释。如果您在线提交 ToR，您可以描述学习时该机构使用的评分量表。说明应阐明最高和最低等级。
根据每所大学制定的规则，您的学术记录可以由您自己或母校和/或主办大学（通常是国际办公室）填写。通常，一旦您通过了学习协议中包含的所有考试，就会填写 ToR，并且通常不会列出失败的课程，只会列出您通过的课程。

何时申请记录成绩单？
由于记录的成绩单包含交换计划期间通过（或失败）的考试清单，因此它是您通常填写或要求的最后一份文件之一。
为确保您不必等待太长时间才能 100% 完成此文件，一旦您通过考试，您可以要求您的教授在您的成绩单中写下您的考试成绩粗略复制到“本地成绩”部分，而其他部分应由您填写所需的所有信息。
当您的记录成绩单完成后，您所要做的就是将文件与其他所需的申请文书一起交付给您所在的国际办公室。

如果我必须离开而记录的成绩单没有准备好怎么办？
这是一种常见的情况，尤其是在伊拉斯谟学生的情况下。通常，考试在伊拉斯谟时期的最后几周进行，在很短的时间内获得所有成绩会使填写成绩单的过程有点慢。但你不必担心！
您的家庭或接待机构应该能够提供您的学生记录的正式临时成绩单，显示您迄今为止取得的成绩。您也可以向教授发送电子邮件，告诉他们将结果直接发送到国际办公室，该办公室将使用所需信息填写文件。
当你的考试成绩被登记后，你的成绩单的三份硬拷贝将直接发送到大学的国际办公室。母校应直接向您发送一两份硬拷贝。

记得检查你的学业成绩
获得记录成绩单后，请仔细检查并查看所有必填字段是否已完成，尤其是：
 “日期”
 “行政人员签字”
 “机构印章”
如果记录的成绩单不完整，大学可以拒绝
最后，您的学生记录的布局因大学而异，因此上面提供的信息是指一般信息，可以在每份记录的成绩单中找到。但是，如果您对这份文件有任何疑问，您必须询问您的家庭和您所在的国际办公室。