博士后主持学术会议的技巧

学术会议经常被安排得很糟糕，因为会打扰我们的“真正”工作。但是，运行良好的会议可能会产生完全相反的效果。一场精彩的会议应该产生协作 - 参与者之间的对话和社区意识，澄清 - 新的和有用的信息，以及活力 - 离开会议后继续项目的新能量。按照以下提示了解如何举办一流的会议。

定义会议
• 定义会议的目的：通过声明“此会议的目的是 _________”开始会议。房间里的每个人都可能只是从其他承诺中跑进来的。目标公告可以帮助每个人“登陆”会议并专注于手头的任务。
• 定义会议的范围：您是开会设计整个实验并将任务委派给实验室同事，还是讨论您想要追求的潜在新研究方向？未定义的范围可能会导致长时间的会议花费在尚不需要决定的细节上。弄清楚你需要完成什么才能进入下一阶段，然后休会。
• 定义会议的基调：对会议主题表现出热情！如果你看起来很无聊或气馁，其他人也会。即使您开会讨论一些困难的事情，也要对努力解决问题的前景感到兴奋。在会议结束时，请务必感谢每个人的参与，并为下一步提供鼓励（请参阅下面的“行动项目”）。

让合适的人进入房间
没有什么比坐在会议中不知道你为什么在那里更令人沮丧的了。通过考虑您需要的会议级别来充分利用每个人的时间。
• 项目会议：您不必包括可能受到项目影响的每个人。相反，邀请手头主题的专家。邀请每个受影响团队的一名“大使”作为会议代表，然后将结果传达给团队的其他成员。这是项目会议的模板。
• 团队会议：对于常设团队会议，请为每个人提供议程部分，以添加一两个关于他们正在处理的内容的项目符号。将此纳入议程可确保每个人都有机会发言，而声音较少的团队成员仍然可以听到他们的声音。下面是团队会议的模板。
• 一对一：经理应与员工建立定期签到。 每周或每月 15-30 分钟通常足以让双方保持在同一页面上。经理将了解员工的工作量、当前项目的更新并提供反馈。员工应该询问项目的意见，并让经理知道是否需要任何其他资源。
• 全公司会议：随着组织的发展，小组会议的长度也会增加。确保它们易于管理。在Addgene，团队可以在书面议程中添加任意数量的要点，但每个团队只能大声解决一个要点。这使我们的全公司会议简短、内容丰富且愉快。
• 电子邮件：有时，正确的会议根本不是会议。当不需要讨论并且您只需要提醒每个人（例如，通知人们更新的协议）时，请改为发送电子邮件。

3 A - 议程、行动项目和问责制
• 议程：提前一天发送会议的谈话要点。这使每个人都有机会查看议程并添加缺少的任何内容。会议期间，对议程要点做笔记。在Addgene，我们喜欢使用Google Doc在屏幕上实时执行此操作。
• 操作项：在离开会议之前，请浏览笔记并挑选出操作项。将它们移到议程顶部的单独部分，并使用小组成员的姓名缩写为每个部分分配。如果合适，请在会议结束后通过电子邮件发送。
• 问责制：在下次会议上，首先检查上次会议的行动项目。使用一些积极的同伴压力来确保每个人都完成分配的项目，以保持项目的进展。

明智地利用时间
• 会议是用来交谈的，而不是用来阅读的：在会议之前发送相关文档，例如要审查的提案或项目计划。在Addgene，我们喜欢发送一个谷歌文档，人们可以在其中发表评论。在会议上，我们只关注人们有问题或建议的部分，而不是一起阅读整个事情。
• 您实际需要多长时间？ 就像液体一样，会议往往会填充其容器的形状。考虑一下你是否真的需要整整一个小时来实现会议的目的（见上面的“定义范围”），或者你是否可以把它减少到三十分钟。
• 保持前进：如果你倾向于深入研究细节，请同事帮助你对前进负责。请记住，许多更深入的讨论可以与一两个相关人员“离线”进行。
• 您需要多久见面一次？ 使用反复试验来确定会议的最佳频率 - 每天、每周、每月或每季度？我的团队过去每月开会一次，但我们发现我们的会议花了将近两个小时，我们感到脱节。通过每周会议，我们将时间缩短到一个小时或更短，并能够就彼此的项目提供更及时的反馈。对于全公司会议，每月仍然效果最好。找出适合您的每种会议类型的方法（见上文）。
我们在上面提供了一些提示，说明 Addgene 的运作良好，但会议从来都不是一刀切的。随意尝试不同的策略，并找出适合您组织的方法。向同事寻求反馈。当您参加运行良好的会议时，请注意哪些内容效果良好，并向会议负责人询问一些提示。不久之后，您将自己举办协作、信息丰富、充满活力的会议。